PR-Planung: Was das richtige Timing mit Deinem Presse-Erfolg zu tun hat
Timing ist bei der Pressearbeit der entscheidende Faktor, der zwischen Erfolg und Misserfolg entscheidet. Kurz gesagt: bist Du zur falschen Zeit am falschen Ort, dann hast Du auch mit dem besten Thema keine Chance. Sorgen wir also dafür, dass Du in Zukunft genau richtig erscheinst.
Bereits wenige konkrete Regeln sorgen dafür, dass Deine PR-Arbeit funktioniert
Zum Glück ist das richtige Timing bei der Pressearbeit keine Raketenwissenschaft. Um hier den Durchblick zu erhalten, reicht es zu verstehen, nach welchen zeitlichen Mustern Journalisten arbeiten. Das ist je nach Medienart unterschiedlich:
So arbeiten Redakteure bei Tageszeitungen
Tageszeitungen schmeißen sich jeden Tag von neuem ins Getümmel. Denn jeden Morgen herrscht Tabula Rasa und die Zeitschrift muss von Grund auf durchgeplant werden. Morgens gibt es also erst einmal Meetings, um den Redaktionsplan zu erstellen. Dafür wird gesichtet, was über Nacht über große, überregionale und weltweite News-Portale publiziert wurde.
Nachdem man entschieden hat, welche Meldungen interessant genug für die Weiterverarbeitung sind, werden die Aufgaben bzw. Artikel klar an die unterschiedlichen Redakteure verteilt. Anschließend wird auf Hochdruck in die Tasten geklimpert. Jedoch wird parallel noch geprüft, ob neue, spannende Ereignisse geschehen. Zwischendurch werden auch kurze Interviews mit wichtigen Personen geführt, die manchmal auch langfristiger geplant werden, und nicht nur von Tag zu Tag. Sogenannte Porträts sind aber eher eine Seltenheit.
Ab ca. 16 oder 17 Uhr ist dann Zapfenstreich, bzw. Redaktionsschuss. Ab da muss die Ausgabe mehr oder weniger stehen, denn der Druck beginnt. Ab nun haben nur noch Sensationsmeldungen eine Chance, genommen zu werden.
Mit diesem Zeitplan hast Du die größten PR-Chancen bei Tageszeitungen
Am besten meldest Du dich im Laufe des späten Vormittags bei den Redakteuren. Die Morgenmeetings sind dann schon vorbei und damit auch die wichtigsten Mails abgearbeitet. In der Phase des Tages gibt es am ehesten ruhige Momente. Du solltest Dich lieber nicht kurz vor Redaktionsschluss melden, denn da erlebst Du Redakteure bestimmt im Stress und deshalb werden sie Dich abwimmeln. Die Ausnahme: Du hast eine echte Sensationsmeldung auf Lager. Zu echten Sensationsmeldungen gehören Entdeckungen von Heilmitteln gegen AIDS, neue USA-Präsidenten und Ähnliches. Kurz gesagt: die gibt es eher selten.
So arbeiten Redakteure bei Wochenmagazinen
Auch bei Wochenmagazinen geht es recht hektisch zu. Sie erscheinen – wie der Name schon sagt – einmal pro Woche und dabei wählen sie eigentlich immer denselben Tag. Der Erscheinungstag ist gleichzeitig auch der Tag, an dem die Planung für das kommende Magazin beginnt. Lass ihn uns Tag 1 nennen. Er ist klassischerweise geprägt von vielen Meetings und Absprachen. Ergo – niemand ist konzentriert.
Die Tage danach hingegen beginnen die Redakteure, ihre Ideen umzusetzen. Ab Tag 5 oder 6 ist dann meist schon Druckschluss und es wird stressig. Da muss alles nochmal geprüft und evtl. umgearbeitet werden. Also bleibt ganz klar kein Raum mehr für kreative Ideen. Und ehe man es sich versieht, beginnt die Woche von Neuem…
Mit diesem Zeitplan machst Du am besten PR bei Wochenmagazinen
Die Kontaktaufnahme an Tag 1, 6 oder 7 sind keine gute Idee, das hast Du bestimmt bereits festgestellt. Fokussiere Dich auf die ruhigeren Momente der Redakteure, um gehört zu werden. Sprich: An Tag 2 oder 3 erwischst Du sie meinst in der besten Laune. Da sind sie noch recht aufnahmefähig. Bestenfalls gibst Du ihnen dann guten Input, den sie dann ins nächste Redaktionsmeeting mitnehmen.
So arbeiten Redakteure bei Monatsmagazinen
Monatsmagazine, so wie es die meisten Lifestyle-Magazine sind, arbeiten mit etwas mehr Vorlauf. Je nach Branche bis zu drei Monate. Eine Faustregel lautet: Je mehr Bildmaterial darin vorkommt, desto mehr müssen sie voraus arbeiten. Der Grund: Bildmaterial zu erstellen dauert Zeit. Man muss dafür ein Shooting planen, Fotografen und Modelle organisieren, die Bilder nachbearbeiten usw. Die Ausgaben werden zwar von Monat zu Monat geplant, aber man muss eben berücksichtigen, dass viele Magazine schon im September ihre Weihnachts-Ausgabe in Angriff nehmen. Deshalb ist es sehr wichtig, sich rechtzeitig zu melden.
Mit diesem Zeitplan erhältst du die meisten PR-Veröffentlichungen bei Monatsmagazinen
Schau Dir deine PR-Themen im Laufe des Jahres genau an. Wenn Du im Frühling schon weißt, dass Du im Herbst ein Buch auf den Markt bringen möchtest, dann melde Dich spätestens im Sommer bei den Lifestyle-Magazinen damit. 2-3 Monate Vorlaufzeit musst Du ihnen schon geben. Dabei kommt es nicht einmal auf den präzisen Tag an – wobei ich gestehen muss, dass ich am Freitag immer die besten Resultate erziele, da alle eher müde sind und gerne telefonieren J. Wann auch immer Dein bester Tag sein wird – behalte diese Fristen immer im Hinterkopf.
Und nach welchem Redaktionsplan oder Timing arbeiten Online-Magazine?
Puh, ganz schwere Frage. Manche tatsächlich von Tag zu Tag. Manche planen zwei Wochen im Voraus. Da musst Du dich tatsächlich bei Deinem Lieblingsmagazin erkundigen. Doch der Vorteil: Online-Magazine müssen nichts drucken. Deshalb können sie im Grunde immer eingreifen. Deshalb sind sie auch die unkompliziertesten Kandidaten, wenn es um das richtige Timing geht.
Nochmal zusammengefasst: So planst Du deine PR-Aktivitäten zeitlich richtig:
Tageszeitungen: kontaktiere sie am späten Vormittag oder frühen Nachmittag.
Wochenmagazine: idealerweise sprichst Du mit ihnen 2-3 Tage nach der Veröffentlichung des letzten Magazins
Monatsmagazine: plane stets 2-3 Monate Vorlaufzeit ein, um noch im Magazin zu landen.
Online-Medien: sind oft äußerst spontan. Trotzdem dauert es meist 2-3 Tage, bis sie Texte Korrektur gelesen haben und online stellen.
Na, hattest Du einige Aha-Momente? Berücksichtigst Du diesen kleinen Leitfaden, dann machst Du schon mehr richtig als die meisten Deiner Kollegen. Also am besten die Zusammenfassung ausdrucken und verinnerlichen, um nie wieder zur falschen Zeit am falschen Ort zu sein.
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